Hoe organiseert u een digitale brainstorm?

De SDIM brainstorm

Al meer dan 10 jaar wordt de jaarlijkse SDIM brainstorm georganiseerd, omdat we veel waarde hechten aan de input en tevredenheid van onze werknemers. Gedurende de middag staat alles in het teken van meningen delen, luisteren, sparren en samen tot ideeën komen die SDIM verder helpen. Van faciliteiten tot bedrijfscultuur en van afdelingsstructuren tot strategie en samenwerkingen. Alles wordt besproken! 

Van fysieke brainstorm naar een digitale brainstorm

De plannen voor een 1,5 meter brainstorm waren reeds gemaakt, toen dit twee weken van tevoren niet meer mogelijk bleek. Door snel te schakelen en alternatieve mogelijkheden te zoeken, hebben we afgelopen week alsnog een gave en waardevolle middag kunnen organiseren. 

Hoe pakt u een digitale brainstorm aan? 

Een online brainstorm, levert dat wel de juiste input op? Onze ervaring leert van wel; met een passende aanpak is het ook middels een online variant mogelijk om belangrijke input op te halen. Wij besloten om vooraf een digitale enquête uit te sturen om zo te achterhalen welke onderwerpen actueel zijn vanuit de betrokken collega’s. Via Google forms kunt u laagdrempelig een vragenlijst opstellen, uitsturen en analyseren. 

Omdat de aandacht spanne online korter is dan in persoon, besloten wij er een middagprogramma van te maken. Voorafgaand aan de middag hebben we bij alle collega’s een brainstorm pakket thuis laten bezorgen. In dit pakket zat een envelop met daarin de uitleg, de  stellingen en de formulieren die tijdens de brainstorm zijn gebruikt. Na de brainstorm hebben alle collega’s de ingevulde formulieren teruggestuurd zodat we organisatie breed met de input aan de slag kunnen. Naast de brainstorm benodigdheden ontvingen de collega’s ook een borrelpakket om de middag met zijn allen al proostend af te sluiten tijdens een SDIM kennisquiz. 

Welke video meeting tool is gebruikt? 

Tijdens de inventarisatie voorafgaand aan de meeting zijn er verschillende online video meeting tools bekeken en met elkaar vergeleken. Hieruit bleek dat ZOOM naar  de meest geschikte tool. Dat kwam vooral dankzij de optie tot het gebruik van breakout rooms. Hierdoor kun je tijdens de meetings, de deelnemers onderverdelen in kleinere deelsessies. De host kan er daarnaast voor zorgen dat iedereen automatisch weer teruggestuurd wordt naar de hoofd-sessie. Je kunt de groepen voor de deelsessies vooraf indelen of willekeurig laten indelen. Met 45+ collega’s hebben wij ervoor gekozen om de vijf stellingen in wisselende groepjes in verschillende breakout rooms te bespreken. Na elke stelling bespraken we de ideeën en input van ieder groepje gezamenlijk met het hele team in de hoofd-sessie. As we speak is Google trouwens bezig met het uitrollen van breakout room (en andere) opties in Google Hangouts, dat geeft dus ook direct een alternatief voor het gebruik van ZOOM. 

Tips voor een succesvolle online brainstorm 

Het organiseren van een brainstorm online heeft een aantal drempels, maar blijkt dus in de praktijk heel goed en effectief te werken. SDIM deelt dan ook graag onderstaande tips: 

• Oefen voorafgaand aan de brainstorm met de gekozen tool, test het onderverdelen van de groepen en de functionaliteiten.
• Bereid de deelnemers goed voor middels een instructiemail. Zo weet iedereen goed wat hij of zij kan verwachten en moet voorbereiden. 
• Zorg dat iedereen z’n camera aan houdt, dat zorgt voor meer en betere interactie.
• Maak de sessies niet te lang, de aandachtspanne is korter dan bij fysieke brainstorms. Bovendien kost brainstormen via video relatief meer energie.
• Zorg voor afwisseling in het programma. Door actieve en inactieve werkvormen af te wisselen houdt u de energie vast. 
• Stel met de organisatie een draaiboek op. Spreek met elkaar af wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het programma. 
• Spreek duidelijke spelregels af omtrent het brainstormen. Online raken deelnemers eerder afgeleid. 
• Deel de resultaten. Ga na de brainstorm actief met de input aan de slag en deel dit met de deelnemers.

De eerste keer online brainstormen heeft SDIM positief verrast. We hebben waardevolle input opgehaald en een inspirerende middag met collega’s beleefd. Deze input is bovendien ontzettend belangrijk voor nu maar vooral ook naar de toekomst toe. Input van binnenuit is altijd van onschatbare waarde voor het succes geweest en dat zal zeker zo blijven. Absoluut voor herhaling vatbaar dus, al hopen we natuurlijk dat de volgende brainstorm wel gewoon weer fysiek plaats kan vinden.