Tips voor de pre-productie van een short videoproductie voor een online marketeer

Meeslepende films, spannende series of informatieve YouTube video’s: waarschijnlijk kijk je dit dagelijks. Alleen, denk je er ook wel eens aan hoe dit achter de schermen verloopt? Wat er allemaal geregeld moet worden? En dan hebben we het niet over het technische gedeelte van de verschillende camera’s, lichtapparatuur of het geluid. Dit gaat over de pre-productie. De producer regelt alles voor een short video: van de acteurs en locatie tot de catering en de stylist. Ben je van plan om binnenkort voor jouw merk of bedrijf short video’s te maken? Bijvoorbeeld een kennisvideo, productvideo of een bedrijfsvideo? Lees hier 7 tips over de pre-productie van een short videoproductie. 

Het proces voorafgaand aan de pre-productie

Een short video proces begint met research. In deze fase wordt gekeken naar het merk/ bedrijf. Wie zijn ze? Wat willen ze bereiken met de video’s? Wie is de doelgroep? Daarna volgt de conceptontwikkeling. Hier worden ideeën bedacht en concepten uitgewerkt. Als deze ideeën akkoord zijn worden de scripts geschreven. Een script bepaalt de inhoud en structuur van de video’s. Voor short video’s is het belangrijk om de boodschap beknopt en duidelijk te houden, met een focus op de belangrijkste informatie.

Stappenplan

Nadat de creatives akkoord hebben op het script, start het productieproces. De pre-productie omvat het plannen en voorbereiden van alles, zowel voor als achter de schermen, om de video tot een succes te maken. Denk aan het selecteren van locaties, het casten van acteurs en het plannen van opnamedagen. Er zijn honderden kleine dingen die geregeld moeten worden. Overzicht is dus een must! Ga je binnenkort een pre-productie doen? Haal je planningsskills maar uit de kast en lees het volgende stappenplan:

1. Maak een lijst met benodigde producten, mensen en apparatuur: Begin met een overzicht te maken van de benodigde producten, mensen en apparatuur. Denk bij producten aan de styling van de set, eventuele props, kleding voor de acteurs maar ook aan catering. De mensen verdeel je onder in crew en cast. De crew omvat alle mensen achter de schermen. De regisseur, videograaf (DOP), camera-assistent (1st AC), geluidsman (Sound Operator), visagist (MUA), stylist, art director, lichtman (gaffer) etc. In het geval van kleine producties doet de DOP waarschijnlijk zelf het geluid en de regie. In grotere producties komen er soms meer poppetjes kijken dan het lijstje hierboven. In de meeste gevallen zorgen zij zelf voor apparatuur. Maar het is toch goed om daar een overzicht van te maken. Denk aan filmapparatuur, geluidsapparatuur, lichten etc. De cast omvat de mensen voor de camera.
2. Maak een schematische planning: Overzicht is erg belangrijk bij de pre-productie. Er zijn veel kleine taken die gedaan moeten worden. Het is veel om allemaal te onthouden, maar toch mag je niks vergeten. Een schematische planning helpt hierbij. Schrijf alle losse taken op, verdeel ze onder in categorieën en hang er een deadline aan. Een categorie kan zijn ‘set dressing’. Hier vallen alle props onder die je op set nodig hebt. Wil je een video filmen in een kantoorsetting? Dan zijn losse onderdelen bijvoorbeeld: een bureau, bureaustoel, laptop, toetsenbord, muis, pennen, notitieboek en een koptelefoon. Dit valt allemaal onder de categorie ‘set dressing’. Door verschillende categorieën te maken en daar losse onderdelen onder te hangen, behoud je overzicht. 
3. Leg de draaidag vast: De datum van de draaidag(en) is het belangrijkste startpunt voor de pre-productie. De locatie, cast, crew en props moeten beschikbaar zijn op deze dag. Stel daarom gelijk de datum vast en geef die door aan iedereen. Maak op basis van deze datum de deadlines voor je categorieën. 
4. Regel de cast en crew: Zonder cast en crew heb je geen video. Het is daarom erg belangrijk dat je deze snel regelt. Wellicht ken je via via freelancers die vaker meewerken bij producties en kun je die bellen. Anders kun je via internet veel mensen vinden. Vaak kennen professionals veel andere mensen uit de branche die ze kunnen aanraden voor specifieke crewfuncties. Ideaal wanneer je zelf niet zoveel contacten hebt. Voor de cast kun je terecht bij een castingbureau. Je levert een briefing aan waarin je omschrijft wat voor video’s je gaat draaien en naar wat voor personen je op zoek bent. Zij sturen die briefing door naar hun bestand en acteurs/ modellen reageren hierop. Je kunt het portfolio van deze mensen inzien en de personen selecteren waarvan jij denkt dat ze het beste bij de video passen. Selecteer een grotere groep dan het aantal personen dat je nodig hebt en vraag ze om een auditievideo in te sturen. Door middel van een video kun je beter inschatten of iemand geschikt is dan op foto’s. 
5. Maak een draaiplanning, shotlist en callsheet: Heb je alles geregeld? Nice! Dan is het nu tijd om alles te communiceren naar het team. Dit doe je door middel van drie onderdelen: een draaiplanning, shotlist en callsheet.
   • Draaiplanning: In de draaiplanning staat de tijdsplanning van de hele dag. Wie moet hoe laat waar zijn? Wanneer is de pauze? Hoe laat is de dag afgelopen? Wanneer ben je van plan om welke scene te filmen? Deze informatie is altijd terug te vinden in de draaiplanning.
   • Shotlist: Een shotlist is vooral belangrijk voor de regisseur en de DOP. Hier staat precies in welke shots je van welke scene of situatie nodig hebt. Denk aan een close-up, wide shot of een medium shot. 
   • Callsheet: In de callsheet bundel je alle informatie samen. De gegevens van alle personen staan hierin. Daarnaast vind je in de callsheet de draaiplanning, de scripts, parkeerinformatie, de weersverwachting en de materialenlijst.
6. Houd rekening met onverwachte veranderingen: Cast/ crewleden die lastminute afzeggen. Regen dat met bakken uit de hemel komt. File. Een wekker die niet afgaat. Een locatie die de week van tevoren in de fik vliegt. Je kunt het zo gek niet bedenken of het gebeurt. Ga uit van het onbekende. “Verandering is de enige constante, onzekerheid de enige zekerheid”, zoals filosoof Zygmunt Bauman wijs zei. Probeer de rust te bewaren en naar een oplossing te zoeken. Uiteindelijk komt alles goed. Hier komt een potje ‘onverwachte uitgaven’ goed van pas. 
7. Bereid apparatuur voor: Heb je een lange draaidag voor de boeg? Alles geregeld en wel? Dan moet het natuurlijk niet gebeuren dat je apparatuur het af laat weten. Belangrijk dus om je apparatuur voor te bereiden. Staat alles goed ingesteld? Batterij opgeladen? Doet alles het? Check, check, dubbel check.

Communicatie en coördinatie is key. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van zijn of haar rol en verantwoordelijkheden. Alles geregeld voor de grote dag? Dan hoef je alleen nog maar te genieten! We zijn benieuwd naar het eindresultaat. Stuur die gerust door. ;)

Bij SDIM helpen we je graag met de productie van foto/ video’s

Heb je te weinig tijd om een de productie te organiseren? Of ben je niet zo een held in het houden van overzicht? Dan kun je het natuurlijk ook uitbesteden. Wij helpen je graag. Neem vrijblijvend contact met ons op.