Google Analytics Dataretentie

Vanaf 25 mei 2018 geldt de nieuwe Europese regeling over de verwerking van persoonsgegevens van Europese staatsburgers en het vrije verkeer van die gegevens.
Deze Europese regeling heeft ervoor gezorgd dat vele bedrijven, wereldwijd, zich de afgelopen tijd bezig hebben gehouden met het aanpassen van de manier waarop er om wordt gegaan met data en hoe de data verzameld kan worden. Google heeft zich ook druk bezig gehouden met de nieuwe regeling en heeft het afgelopen jaar alle producten (die in Europa beschikbaar zijn) onder de loep genomen en beoordeeld in welke mate de producten moesten veranderen, om te voldoen aan de nieuwe eisen.

Google Analytics heeft daarom een update gekregen waar u waarschijnlijk wel een melding van heeft gezien in uw mail of in Google Analytics. Met de update biedt Google nieuwe instellingen om beter voorbereid te zijn voor de AVG, waaronder de instellingen voor ‘gegevensbehoud’ die vanaf 25 mei ingaat. Google Analytics is altijd meer bedoeld geweest om data te groeperen dan te focussen op de individu (de individu is waar de AVG om gaat). Om de analytics gebruiker toch meer controle te geven over de data die wordt verzameld is er daarom nu dus deze nieuwe optie. Maar wat kunt u hier mee?

In gegevensbehoud kunt u aangeven wat de bewaarperiode is van de gegevens die u met uw website afgeeft aan Google Analytics. Door de bewaartijd van gegevens in te stellen in Google Analytics kunt u bepalen wat de bewaarperiode is voor gegevens op gebruikersniveau en op gebeurtenisniveau die gekoppeld zijn aan cookies, gebruikers-ID’s en advertentie-ID’s (waaronder DoubleClick-cookies, Advertising-ID van Android, Identifier for Advertisers van Apple). De instelling heeft dus geen effect op al uw gegevens, maar alleen op gegevens op gebruikersniveau en gebeurtenisniveau. Kortom: dit zijn gegevens waarmee de koppeling kan worden gelegd aan een individu, zoals gebruikers-id, relatienummer, NAW-gegevens en klantgegevens. Autoriteitpersoonsgegevens.nl geeft aan: “het uitgangspunt blijft dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking”. Er lijkt dus geen harde regel te zijn voor hoelang de data bewaard mag blijven, behalve dat de gebruiker er zich bewust van moet zijn hoelang de gebruikersdata behouden blijft en de reden voor de periode kunnen onderbouwen.

In het kort/beeldend wat dit is

Door in te stellen wat de bewaarperiode is in Google Analytic kunt u bepalen hoe lang Analytics gegevens bewaart. Na de periode wordt de data automatisch verwijderd. Voor de periode zijn een aantal standaard opties waar u uit kunt kiezen:

• 14 maanden
• 26 maanden
• 38 maanden
• 50 maanden
• Niet automatisch verwijderen

Maandelijks wordt er gekeken van alle cookies hoe oud ze zijn en worden deze verwijderd op basis van uw instellingen. Als u de instellingen aanpast wacht analytics 24 uur met het verwerken van de instelling, om het zo nodig nog aan te kunnen passen. Bijvoorbeeld wanneer u de instelling veranderd van 26 maanden naar 14 maanden worden alle gegevens ouder dan 14 maanden, in de eerstvolgende maandelijkse verwijdering, automatisch door Google verwijderd.

Google legt de bal neer bij de gebruiker en laat de gebruiker beslissen hoe lang ze de data willen laten bewaren. De reden hiervoor is dat de gebruiker er zich bewust van moet zijn hoelang gebruikersdata behouden blijft. De AVG regelgeving geeft niet een verplichte maximale retentieperiode van data voor bedrijven aan. U zult zelf een inschatting moeten maken hoe lang u de data wilt bewaren. Dit zult u in de toekomst wellicht moeten kunnen toelichten en onderbouwen als er vragen komen van de Autoriteit Persoonsgegevens. U krijgt nu automatisch een pop-up in Google Analytics waarin u de instellingen kunt bepalen. Voor de volledige instellingen voor gegevensbehoud kunt u in de Admin weergave van Google Analytics navigeren naar Property > Trackinginfo > Gegevensbehoud.

Resetten op nieuwe activiteit

De optie ‘resetten op nieuwe activiteit’ geeft aan of u de duur van de gegevensbehoud functie wilt resetten als een gebruiker zijn cookie refreshed. Als de functie op AAN staat en een bezoeker komt binnen de periode terug die u heeft aangegeven, wordt de cookie opnieuw ververst en wordt de tijdsperiode weer op 0 gezet (dus wanneer u een periode heeft ingesteld van 14 maanden en een gebruiker komt na 13 maanden weer terug blijft de cookie opnieuw 14 maanden bewaard). Als de optie op UIT staat blijft de cookie alleen de gekozen periode behouden en daarna verwijderd.

Op deze manier geeft Google de Analytics de gebruiker direct invloed op het behouden van data, maar daarbij ook de verantwoordelijkheid om er over na te denken hoe lang de data bewaard moet blijven, om zo het doel van de gegevensverzameling te kunnen onderbouwen.

SDIM geeft hiermee alleen de informatie die u nodig heeft om zelf de beslissing te maken hoe u omgaat met uw data. Wij zijn geen juridisch bureau.  Voor specifieke juridische informatie met betrekking tot dataverwerking en privacy kunt u terecht bij een juridische partij.